Fundamentais na gestão de um condomínio, as assembleias ainda são mal vistas, e o pior, pouco frequentadas. Quando não são tediosas e longas, indo até tarde da noite, terminam em discussão e, em alguns casos, até mesmo em agressões físicas entre vizinhos. Em geral, a falta de objetividade e o tempo de duração dessas reuniões são os vilões desses encontros desconfortáveis.

Depois da pandemia isso mudou muito. As pessoas estão resolvendo problemas na internet em reuniões remotas, o que tem diminuído bastante os conflitos. Com isso, as assembleias se resumiram e os participantes não se cansam ficam até o final, com o firme propósito de ver resultado, algo que antes presencialmente, quase não acontecia.

É possível com algumas atitudes, tornar a coisa bem atrativa, tranquila e produtiva. Comece pela escolha do melhor ambiente virtual entre tantos disponíveis no mercado. Alguns são bem fáceis de interagir e trazem boas ferramentas para anotações, compartilhamento de imagens e agendamentos. Determine um tempo para a assembleia – no máximo uma hora – com a pauta sendo seguida à risca. Isso torna o ambiente virtual agradável e construtivo, facilitando a tomada de decisões. Ainda assim, algumas dicas podem auxiliar positivamente à novidade.

Elaborar uma pauta curta e realizar mais assembleias durante o ano, com no máximo três itens, é mais produtivo do que uma semestral ou anual com nove ou dez pontos. Elas serão mais rápidas, não cansarão, e propiciarão maior objetividade e melhores resultados. Enviá-la uma semana antes por e-mail já com a proposta de pedir aos participantes que reservem seu tempo de palavra.

Pedidos, sugestões ou queixas podem ser feitas por e-mail ou whatsaap. Não é preciso esperar a assembleia para reclamar do hall do andar que está sujo, do vaso cuja planta está morrendo, do porteiro noturno que dorme, ou dos carros em cima das calçadas, por exemplo. O melhor é não incluir assuntos de rotina nas assembleias.

A Ata anterior deve ser apenas lida e não rediscutida. Ainda que algumas pessoas estejam insatisfeitas com as decisões tomadas anteriormente, não cabe a nova assembleia rediscutir o assunto, havendo insatisfação os procedimentos descritos na Convenção/Estatuto devem ser seguidos para viabilidade ou não de reanálise do assunto. Antecipadamente também e por e-mail devem seguir as previsões orçamentárias. Desta forma, os condôminos poderão ler detalhadamente antes e decidir com maior propriedade na rede, evitando perda de tempo.

Na rede é preciso saber lidar com o tempo. Preferencialmente, incluir nas convocações o tempo para exposição do assunto para cada participante que gostaria de falar e para os debates.

E por falar em presidente, escolha para “mesa” um condômino que seja objetivo e, de preferencia que tenha domínio do ambiente virtual. Ele precisará controlar o andamento dos trabalhos de forma a não deixar que as discussões fiquem intermináveis, e que após o debate, coloque logo o assunto em votação.

Promover uma assembleia tranquila deve ser sempre o objetivo do síndico, subsíndico, da administradora e conselheiros, assim como do presidente que conduz o encontro. Objetividade e transparência são as chaves para um ambiente de paz até na internet.

ES – 04/04/2022